Modul 3: Telefon, chat og videosamtaler

Telefon

Telefonen kan både være et synkront og asynkront kommunikasjonsverktøy. En telefonsamtale må naturlig nok foregå i sanntid, den er synkron fordi både den som ringer og den man ringer til må være tilgjengelig samtidig. Hvis man bruker den til å sende en tekstmelding (SMS/MMS) er den et asynkront kommunikasjonsverktøy – sender og mottaker trenger ikke være tilgjengelig samtidig.

En telefonsamtale kan være nyttig og blir kanskje oppfattet som mer menneskelig og personlig enn skriftlig kommunikasjon. Det betyr at du kanskje får et raskere svar hvis du ringer, eller du kan framstå som mer menneskelig hvis det er en vanskelig sak. Ulempen er at man oftest ikke har en kopi av kommunikasjonen. Man har ikke lov til å gjøre opptak uten å få tillatelse av den andre parten i samtalen.

En mobiltelefon kan også brukes til å sende tekstmeldinger dersom man skal gi en kort beskjed. Husk at også meldinger kan være arkivpliktige hvis de er en del av en saksbehandling. I tekstmeldinger må man være presis og entydig slik at budskapet ikke kan misforstås. Bruk av forkortelser og smilefjes bør unngås med mindre du kjenner mottaker godt. Det kan ofte gi et useriøst inntrykk.

Chat

For en diskusjon i sanntid kan du bruke chat eller videokonferanse. Disse verktøyene er synkrone, begge parter må være online samtidig. Hvis du planlegger å bruke disse verktøyene er det lurt å forberede spørsmålene eller diskusjonspoengene i forkant slik at du kan svare raskt til de som du kommuniserer med. Eventuelle filer (presentasjoner, dokumenter) du ønsker å dele bør være lett tilgjengelige.

Tekstmeldinger og chat kan være nyttige når du trenger et raskt svar og behov for å beholde en kopi av kommunikasjonen. På arbeidsplasser har man gjerne plattformer beregnet på denne type kommunikasjon, og som skiller seg fra tilsvarende løsninger man bruker privat. På jobb blir ofte kommunikasjonen lagret, noe man sjelden gjør privat.

På samme måte som med tekstmeldinger skal man tenke på å uttrykke seg presist, og unngå å bruke for mange emoticons (smilefjes, smileys) i kommunikasjonen. Noe annet man skal passe på er å bruke store bokstaver. Det oppfattes ofte som at du roper. Enkelte chatløsninger gir mulighet for simultanoversettelse til andre språk. Her kan man få noen utfordringer med at oversettelsen ikke er semantisk (oversetter ord for ord, ikke sammenhengen). Det kan få uventede konsekvenser. Et eksempel er gutten som skrev «mine foreldre er skilt» – noe som ble oversatt med «my parents are signs».

Videobaserte samtaler

Videokonferanser og andre nettmøter med video blir stadig mer brukt fordi det sparer deltakerne for tid og penger gjennom at man ikke trenger flytte seg fysisk fra en geografisk plassering til en annen. Fordi man sparer reisevei kan en fordel være at man faktisk samarbeider mer enn man ellers ville gjort, enten i form av lengre eller oftere møter.

Videokonferanser har ofte mulighet for å lagre opptak slik at de kan sees igjen senere eller brukes som dokumentasjon. Videokommunikasjon er også fint å bruke i forbindelse med opplæring. Dette kalles for webinar (web-seminar). Da kan mange følge med på f.eks. hvordan man bruker et nytt program gjennom å følge med på sin egen skjerm uten å måtte reise av gårde på kurs. Det finnes mange ulike løsninger, og med varierende grad av funksjonalitet. Kanskje trenger du å dele skjerm eller presentasjoner med de andre – eller kanskje du bare trenger å bruke videokonferanse som et alternativ til telefonsamtale (konferansesamtale)? Her må man se på hvilke behov man har for å velge rett løsning. Det er ikke sikkert at alle trenger å ha på kamera heller dersom nett-tilgangen er begrenset eller det er mange deltakere.

Det er ikke alle som tenker på at de andre kan se en hvis man har på kamera, men man må oppføre seg på samme måte som om man satt fysisk sammen. Enkelte ser andre steder, spiser mat eller snakker med andre under konferansen. Dette tar seg dårlig ut. Man må være interessert og framoverlent – noe som kan være en utfordring for mange siden man bare titter inn i et kamera. Sørg også for at kameraet er innstilt slik at man ser deg tydelig, ikke at de bare får en skygge på grunn av motlys eller bare ser øverste halvdel av hodet ditt. Noen klør seg i hodet eller peller seg i nesa – det er ikke vakkert for de som kanskje ser deg på storskjerm i andre enden.

Mikrofonen bør «mutes», dempes, når du ikke snakker selv. Tenk på at alle lyder blir forsterket gjennom mikrofonen, så hvis du trommer med blyanten på bordet eller har på radio i rommet vil de andre bli svært forstyrret. Enkelte snakker med andre som kommer innom eller tar telefonen uten å dempe mikrofonen først, dette virker svært uhøflig – og det er heller ingen grunn til at alle de andre skal måtte «delta» i samtalene dine.

Det krever disiplin å delta i videokonferanser, blant annet at man venter på tur til å snakke og ikke avbryter andre. Dersom du skal dele presentasjoner bør du ha disse lett tilgjengelig, f.eks. i en mappe på skrivebordet slik at de andre ikke trenger å vente på at du skal lete dem fram på din egen datamaskin. Skal du dele skjerm bør du lukke programmer og filer som ikke skal brukes, og du bør vurdere om du skal «rydde skrivebordet» – å fjerne unødvendig informasjon i form av snarveier du har lagt opp der.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

Trackback this post  |  Subscribe to the comments via RSS Feed


%d bloggers like this: