Modul 3: Epost

Epost lar deg sende og motta meldinger raskt og billig fra og til hele verden. Du kan sende tilleggsinformasjon som vedlegg. Meldingene er personlige og direkte, du vet hvem som vil se og lese dem – men husk også at disse kan videresendes og at mange av dine eposter skal lagres i elektronisk arkiv, for eksempel hvis du sender til en offentlig etat eller en bedrift, eller hvis eposten er del i en saksbehandling knyttet til en av dine elever.

Du kan planlegge og forberede eposten før den blir sendt, og avgjøre hva du vil spørre om i neste epost med en gang du får svar. Siden epost er asynkron – du og mottaker trenger ikke å være online samtidig – kan dette være et godt verktøy for å starte et samarbeidsprosjekt. Epost lar deg beholde en kopi av kommunikasjonen, som du senere kan bruke til å lage rapport, oppsummere eller lagre i arkiv.

Det å sende epost kan være en effektiv måte å kommunisere på og man skulle tro det var en kunst alle mestret, men det er mange feil man kan begå.

  • En utfordring er at mottakeren kan ikke forholde seg til annet enn det skrevne ord; det betyr at man ikke ser kroppsspråk eller hører intonasjon (hvordan du vektlegger ordene). Det kan derfor være vanskelig å skrive ting som er ment å være morsomme, spøk, ironi osv. Når man sender lynmeldinger/SMS bruker man ofte emoticon (smilefjes) av ulikt slag for å visualisere et slags kroppsspråk, men det er ikke like vanlig å gjøre i epost – epost er på en måte litt mer formelt.
  • En annen utfordring er vedlegg; de fleste epostklienter har en grense for hvor store vedlegg som kan sendes i eposten. Uansett er det en god vane å komprimere vedlegg; enten at man gjør om dokumenter til pdf og reduserer bildefiler/videoer (sender gif/png/jpg framfor bmp) er et eksempel – du kan jo også vurdere å bare sende lenke til nettside hvor du har lastet opp video, bilder eller andre filer du deler.
  • Brannmurer og spamfilter kan også gjøre at meldingen din enten blir avvist eller havner som spam med enkelte typer vedlegg – dette bør du sjekke opp, og sjekk også ditt eget spamfilter med jevne mellomrom (det kan faktisk være seriøse eposter som havner der også).
  • Skriv enkelt. Bruk få og enkle ord, unngå sarkasme, ironi, metaforer, obskure referanser og “morostoff” – sørg for at teksten ikke blir misforstått. Altså; ikke vær veldig kreativ, det gir mindre sjanse for at mottakeren blir forvirret eller fornærmet.
  • Lytt til magefølelsen. Hvis det du skriver ikke føles helt rett – lytt til følelsen. Når du først trykker send er det som regel ingen vei tilbake (hvis du ikke har lagt inn forsinkelse som standard). Tenk deg om før du sender.
  • Spør “hvorfor». Før du sender epost; spør deg selv om hvorfor du sender den – eller enda bedre; spør hva mottakeren vil få ut av eposten. Vil den informere, more eller forsikre dem? Hvis du ikke kan tenke på en eneste fordel skal du sannsynligvis ikke sende den.
  • Skriv en god emnelinje. Det er ikke så kjekt når alle eposter starter med “hei” i emnelinjen – skriv heller hva eposten handler om.

En god førstegangsepost til folk du ikke kjenner eller første epost i en dialog bør inneholde følgende punkter (gjelder også andre kommunikasjonsløsninger):

  • skriv kort, men presist (spørsmålene må ikke kunne misforstås)
  • skriv når du ønsker svar
  • undertegn (lag evt. en egen digital underskrift)
  • stiller du spørsmål eller har en forespørsel så sørg for at det framgår hvem du er, hvorfor du har sendt disse spørsmålene, hvem svar skal sendes til og hvordan du kan kontaktes (epostadresse, tlf.nr osv.)

skrive god epost

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

Trackback this post  |  Subscribe to the comments via RSS Feed


%d bloggers like this: