For mye informasjon gjør ikke at mer blir forstått

Som nevnt i Tre tips for bedre presentasjoner skulle jeg komme tilbake til resten av foredraget med Cliff Atkinson som jeg hørte fra Høstseminaret 2010 via streaming – og her er det. Utmerket å kunne sitte hjemme og følge med på slike foredrag 🙂 PS: bildene jeg bruker her er screenshots fra hans presentasjon, figurene har jeg laget i powerpoint basert på hans lysbilder.

Jeg tror ikke at det bare er i næringslivet det er viktig å kunne lage gode presentasjoner, et sted hvor vi finner mange powerpointer er i skolen – og jeg tror at også fagstoff kan presenteres på denne måten, de blir i alle fall mye spenstigere enn mye av det som blir vist fram i dag.

Feiloppfatning nr 1: jo mer informasjon jeg presenterer, jo mer vil folk forstå.

Noe av det første jeg fikk med meg var at den menneskelige hjerne ikke var i stand til å håndtere for mye informasjon på en gang, og at dette var en utfordring i forhold til presentasjoner.

Det handler om å få informasjonen gjennom «nåløyet» så å si – hvordan begrense mengde informasjon. Det handler derfor ikke om å fylle på med informasjon på lysbildene i presentasjonen – det gjør ikke at folk vil forstå mer, snarere tvert imot…

Det neste Cliff Atkinson kommer innom er oppbyggingen av en slideserie, og han sier noe som jeg er helt enig i: bygg den opp som en historie. Jeg har tidligere skrevet om det å lage historier og hvordan de kan bygges opp – og foredraget til Atkinson omhandler akkurat det samme, og han illustrerer med en rettssak hvor han har hjulpet til med å lage presentasjonen.

Saken handler om et legemiddel hvor en person har tatt medikamentene og fått hjerteinfarkt. I stedet for å lage en presentasjon med mye informasjon sirlig ordnet i punkter har han lagt vekt på det visuelle og har brukt historiefortelling til å bygge den opp. Det som skal framkomme er motiv, mål og resultat (her framstilt som penger, legemiddel og dødsfall) – og de brukte lysbilder som inneholdt lite tekst, brukte grafikk og farger for å understreke sine poenger.

Feiloppfatning nr 2: Presentasjoner betyr ingenting for bunnlinja.

Dette viste seg å være veldig effektivt, og saksøker ble tilkjent et større pengebeløp som resultat. Men han understreker også feiloppfatning nummer 2: at man ikke tror slike presentasjoner har noe å si for det økonomiske sluttresultatet for bedriften. Det viste seg i dette tilfellet at aksjekursen sank betraktelig som følge av rettssaken og oppmerksomheten som presentasjonen hadde fått. Tro derfor ikke at presentasjoner ikke er virkningsfulle – også for bedriftens økonomi og rykte.

Feiloppfatning nr 2. Informasjon er viktigere enn historien

Som nevnt over anbefaler Cliff Atkinson at man må tenke på budskapet man skal presentere som en historie – og den bygges på samme måte som om man skal sette opp et skuespill eller lage en film.

Det første steget er å sette publikum inn i en kontekst, situasjonen som er aktuell. I rettssaken er situasjonen at en mann er død – og han har tidligere presentert denne ektemannen, far for sine sønner, at han var godt likt, at han var sunn og frisk (bare smerter i en hånd) osv for å personalisere ham for publikum. Rollen som publikum skal ha er at de skal finne ut hvem som er ansvarlig i denne saken.

Storyboard vil derfor se slik ut:

  1. Setting: en mann er død
  2. Rollen til publikum er å nærmest være kriminaletterforskere; finne ut hva som er rett og galt og hva som egentlig har skjedd
  3. Punkt A; se på bevisene
  4. Punkt B; dømme i saken
  5. Aksjon; vi vil at dere skal finne rettferdighet for enken gjennom å gjøre deres jobb som kriminaletterforskere


Feiloppfatning nr 3: Jeg trenger ikke ha tydelige hovedpunkter i Powerpoint.

De neste lysbildene i serien vil være de som er overskriftene i Akt 2. Nøkkelpoengene er det som utgjør historien og må summeres kort på lysbildene. Forklaring er resonnementet man har bak, f.eks at legemiddelfirmaet trengte en suksess for å få økonomien på fote. Bevisene er fakta av ulike typer som underbygger resonnementene. Det følger derfor mal; lysbilde 1: nøkkelpoeng, deretter forklaring til nøkkelpoeng og evt bevis – alle boksene under skal ha hvert sitt lysbilde…og slik fortsetter du med nøkkelpoeng 2 osv…

Husk at man ikke skal ha for mange punkter – da mister folk poengene.

Cliff Atkinson sier også at jobben ikke er gjort bare fordi man har laget ferdig presentasjonsmaler – når man har lite tekst på hver slide blir fokuset på den som skal presentere større, og det krever også trening og ikke minst at man er trygg på det som skal presenteres.

Det andre er at man trenger ikke ha bedriftslogo på hver eneste slide – det tar mye plass, plass man kunne brukt til andre ting. Av og til er det faktisk slik at et bilde som dekker hele lysbildet er mest effektivt. For å få fram bedriftens navn er det bedre med en slide i begynnelsen og en i slutten med firmalogo. Undersøkelser viser også at folk husker bedre når unødvendig informasjon/grafikk er fjernet – så hold det enkelt. Noen ganger er det enkle det beste. Han avslutter med tre praktiske tips – se henvisningen øverst i dette innlegget.

Advertisements

One comment

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s