IKT-ferdighet man bør kunne (filnavn)

En liten oppfordring i dag fra @pmortenh om å skrive noe om å navngi filer – og her har jeg forsøkt å samle noen tips:

Jeg starter med at man også her kan tenke hva, hvem , hvordan og hvorfor…et godt utgangspunkt for det meste 🙂

Gi fila et fornuftig navn

Hovedsaklig er det vel dokument, regneark, pdf, presentasjoner og bilder vi navngir – og det som er viktig å huske er å navngi dem på en slik måte at det er mulig å finne dem igjen gjennom søk, og at det er opplagt når du ser filnavnet hva fila inneholder. Selv om det nå er muligheter for å tagge filer med ulike nøkkelord er det likevel viktig at fila har et fornuftig navn (synes jeg i alle fall).

Hva som er et fornuftig navn er litt opp til deg og ikke minst hva du skal bruke fila til. Dersom man tenker seg at man har en fil som skal leveres inn som besvarelse på en oppgave i skolesammenheng og hvor mange leverer samme besvarelse kan man tenke seg at man starter med sitt eget navn; f.eks EvaBratvoldNaturfagUke40 eller Eva_Bratvold_Nat_Uke40 – jeg er såpass gammel at jeg ikke liker mellomrom i filnavnet (selv om du har lov til det), jeg foretrekker da å bruke underscore i stedet (underscore er altså denne: _). Alternativt kan man tenke seg at man har en kode først: Nat_Bratvold_Eva_ uke40. Det som er viktig er at man har en mal for hvordan slike oppgaver skal navngis.

Som dere ser av forslaget over har jeg ikke bare tenkt på hvem, men også hva – nemlig naturfag og at det er innlevering i uke 40. Det er selvfølgelig ikke nødvendig å skrive eget navn dersom det bare er filer du skal ha på egen datamaskin – her har jeg tenkt som innlevering. Likevel bør man tenke på hvordan man navngir også andre typer filer; eks når jeg skriver referat bruker jeg ofte dato først eller sist i filnavnet for å si noe om når referatet er fra. Resultatet er at jeg da har en rekke filer som heter Referat020209/020209Referat osv. Ikke bare vet jeg nå fra hvilken dato referatet er fra, jeg vet også at det er et referat – og hvis jeg nå har klart å lagre et referat i feil mappe vet jeg at jeg kan søke etter referat på PC’en og at sannsynligheten da er stor for at jeg finner det igjen. Vanligvis skriver jeg referat i word og konverterer til pdf før jeg sender det fra meg (da tar det mindre plass og er ikke redigerbart for andre) – og da kaller jeg dokumentet og pdf-fila med samme filnavn (bare filtype som blir forskjellig). På den måten er det lett å finne tilbake til wordfila dersom det viser seg at jeg må endre noe i referatet.

Jeg liker generelt å sette på dato dersom det er slik at jeg har samme type informasjon som blir endret over tid og at disse blir lagret som nye dokumenter – da er det lett å se hva som er siste utgave. Et annet eksempel; hvis jeg på flere konferanser lager oversikt over deltakere vil jeg gjerne markere fila slik: DeltakereKonferanse020209 – da vet jeg at det er deltakeroversikt og jeg vet til hvilken konferanse.

Skriv derfor et tydelig filnavn som sier noe om hvem som sender (hvis innlevering), hva det gjelder (naturfag), hvorfor (lekse uke 40). Tenk også på at du kanskje skal sende fila til andre – og da er det ikke alltid så greit å vite hva Bok1.xls eller Dok1.doc inneholder av informasjon. Står det derimot OversiktVarer.xls eller ForslagAvtale.doc er det mye greiere..

Bilder kan være litt problematisk fordi det ofte er samme tema på flere og de blir gjerne importert med et nummer. Dersom du ikke vil merke hvert bilde med et unikt navn kan du f.eks velge å kalle alle julebildene fra i fjor 2008Jul+fortløpende nummerserie – da er det mulig å i alle fall sortere dem på et vis. Som sagt er det i flere program mulig å tagge med nøkkelord, og for bilder er dette en god ide: tag med jul, 2008 og evt hvem som er med på bildet så får du raskt en oversikt ved å søke på tag.

Hvilke tegn kan jeg bruke?

Du kan bruke små og store bokstaver uten problem, tall og de fleste tegn – men jeg synes man skal lage seg noen maler for dette også. Jeg liker å starte hvert ord med stor bokstav for at det skal være lett å lese: eks AntallDeltakere eller Antall_Deltakere. Det er ingen grunn til å lage veldig rare navn og bruke mange ulike typer tegn – det blir bare rotete. En annen ting man skal ha litt i bakhodet er bruk av særnorske tegn – nå er ikke dette så kritisk som det var tidligere, men det kommer litt an på bruken. Skal du f.eks publisere fila på nett er det en god ide å holde seg unna slike tegn – de blir lett seende slik ut: hvilke-ikt-ferdigheter-b%c3%b8r-man-l%c3%a6re-seg/…dette er altså blogginnlegget som heter «Hvilke IKT-ferdigheter bør man lære seg». Man kan få litt av samme problemstilling hvis man skal sende til andre som har andre operativsystem.

Det er heller ingen ide å bruke punktum i filnavnet annet enn før angivelse av filtype, f.eks .doc – det blir fort surr i filtyper om du plasserer punktum andre steder. Typisk her er hvis du bruker notepad/notisblokk hvor standard er .txt – her kan det være at fila plutselig heter filnavn.doc.txt hvis du ikke passer på. Men…. det er noen tegn du ikke har lov å bruke i det hele tatt, disse er:  \ / ? : * » > < |

Windows har også en begrensning på lengde: 260 tegn (men husk at dette inkluderer hele filbanen; eks c:\mine dokumenter\referater\referat020209.doc)

Endre navn på fil (i windows)

Det enkleste er å høyreklikke på fila, velg gi nytt navn. Har du flere filer som skal hete det samme, men bare ha stigende nummerrekkefølge (se eks med bilder over) kan du gjøre det slik: merk alle filene det gjelder (er de i rekkefølge markerer du den første, trykker shift og holder den inne mens du trykker på den siste fila – da blir alle markert. Hvis de ikke er i rekkefølge kan du merke flere ved å markere den første og holde inne Ctrl-tasten mens du merker de andre filene) – deretter høyreklikker du, velg gi nytt navn – gi navn på den første f.eks 2008Jul….da vil det automatisk bli satt på et stigende nummer på alle de øvrige slik at du får 2008Jul01, 2008Jul02 osv.

2 kommentarer

  1. dersom en har kataloger med filer. Eller en tar vare på lønnslappen i en katalog, så kan det være lurt å starte med årstallet så måned og til slutt dato.
    Da samler de seg så fint.

    fx i /loenn/200908.pdf

    husker ikke vilken versjon av Windows, men da vi la inn bildene, så opprett den katalog med dato så årstall. Det ble uoversiklig etter noen år. Så måtte jeg bytte på plassen. Så ble det mye bedre.

    -/ pmortenh

Legg igjen et svar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s