IKT-ferdighet man bør kunne (epost)

I dag fortsetter jeg litt på serien min om IKT-ferdigheter og det handler om epost; hvordan skriver man en god epost og hva er god «tekstikette». Man skulle tro at det å sende epost er en kunst alle mestrer og det å sende epost kan være en effektiv måte å kommunisere på, men samtidig er det mange feil man kan begå – her er i alle fall noen tips.

En utfordring er litt det samme som jeg har skrevet om tidligere i forhold til lynmeldinger (eks MSN) og SMS/MMS – mottakeren kan ikke forholde seg til annet enn det skrevne ord; det betyr at man ikke ser kroppsspråk eller hører intonasjon (hvordan du vektlegger ordene). Det kan derfor være vanskelig å skrive ting som er ment å være morsomme, spøk, ironi osv. Når man sender lynmeldinger/SMS bruker man ofte emoticons av ulikt slag for å visualisere et slags kroppsspråk, men det er ikke like vanlig å gjøre i epost – epost er på en måte litt mer formelt.

En annen utfordring er vedlegg; de fleste epostklienter har en grense for hvor store vedlegg som kan sendes i eposten (problemet er litt mindre i dag når omtrent alle er på bredbånd enn i «gamle dager» med modem – da var det helt drepen å få store vedlegg…ventet og ventet på nedlasting og fikk ikke de andre epostene før monstersending var ferdig). Uansett er det en god vane å komprimere vedlegg; enten at man gjør om dokumenter til pdf og reduserer bildefiler/videoer (sender gif/png/jpg framfor bmp er et eks – du kan jo også vurdere å bare sende lenke til video på YouTube/Screenr eller til bildeserien på Flickr framfor å sende video/bilder som vedlegg…kommer an på hva det er selvfølgelig).

Brannmurer og spamfilter kan også gjøre at meldingen din enten blir avvist eller havner som spam med enkelte typer vedlegg – dette bør du sjekke opp, og sjekk også ditt eget spamfilter med jevne mellomrom (det kan faktisk være seriøse eposter som havner der også).

Gode råd for skriving av epost.

På bloggen Brain Traffic fant jeg i dag 3 gode råd for å skrive bedre eposter;

  • Skriv enkelt.
    Bruk få og enkle ord, unngå sarkasme, ironi, metaforer, obskure referanser og «morostoff» – sørg for at teksten ikke blir misforstått.Altså; ikke vær veldig kreativ – mindre sjanse for at mottakeren blir forvirret eller fornærmet.
  • Lytt til magefølelsen.
    Hvis det du skriver ikke føles helt rett – lytt til følelsen. Når du først trykker send er det som regel ingen vei tilbake (noen unntak er det riktignok, men det går jeg ikke inn på her). Tenk deg om før du sender…
  • Spør «hvorfor?».
    Før du sender epost; spør deg selv om hvorfor du sender den – eller enda bedre; spør hva mottakeren vil få ut av eposten. Vil den informere, more eller forsikre dem? Hvis du ikke kan tenke på en eneste fordel skal du sannsynligvis ikke sende den.

Jeg putter på et punkt til:

  • Skriv en god emnelinje.
    Dette har jeg omtalt tidligere også…for de av oss som mottar mye epost er det ikke så kjekt når alle eposter starter med «hei» i emnelinjen – skriv hva det gjelder i stedet, og sørg for at emnelinjen står med RE og/eller SV når du svarer (her finner du en pdf hvor jeg har skrevet litt mer om emnelinje)

Hva hvis du nå har sendt en epost du ikke burde;

  • Si unnskyld hvis noe gir uttrykk for at du har sendt noe upassende – forklar at du mente å være morsom/sarkastisk/ironis, og at det var en dårlig ide.
  • Si ingenting hvis man ikke reagerer verbalt – la det gå over av seg selv, men pass på hva du sender i framtiden.

Andre ting du bør tenke på

En ting jeg ser blant de unge og som jeg har kommentert i innlegget «Ikke mye digitale innfødte» er at epostadressen din kan ha en betydning – det er ikke sikkert du nødvendigvis blir tatt så seriøst hvis epostadressen din starter med «sexygirl» eller «festløven»…epostadressen din bør også være lett å skrive for andre og å fortelle over telefon (har du bokstaver som ligner hverandre bør du lære deg å si ting som  «f som i fredrik» med en gang).

Sørg for at eposten viser hvem du er og lag gjerne en egen mal for eposter (du kan lage flere avhengig av bruk, f.eks en i jobbsammenheng og en privat) – legg gjerne inn tlf.nr, gateadresse, nettadresse osv).

Ikke send sensitiv informasjon i epost – oppgi aldri pinkoder osv.

Første epost til folk du ikke kjenner eller første i en dialog

En god førstegangsepost til noen bør inneholde følgende punkter (gjelder forsåvidt også brev, fax og SMS): 

  • skriv kort – men presist (spørsmålene må ikke kunne misforstås)
  • skriv når du ønsker svar
  • undertegn (lag evt en egen digital underskrift)
  • stiller du spørsmål eller har en forespørsel så sørg for at
    1. det framgår hvem du er
    2. hvorfor du har sendt disse spørsmålene
    3. hvem svar skal sendes til
    4. hvordan du kan kontaktes (epostadresse, tlf.nr osv).

Legg igjen et svar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s