Klar for nye tider? Litt om skoleadministrative systemer, Feide mm.

computerI dag et innlegg som skiller seg fra mange av de tidligere på bloggen min – i dag heller jeg mer i retning av hvordan man kan utnytte informasjonsflyten i et system og mellom flere systemer, og fokus er altså ikke i forhold til økt bruk av IKT i undervisningen. Jeg synes at det å tenke i retning av mindre redundans (dobbeltregistrering av data, duplikater) i de kommunale systemene totalt sett er svært viktig, og møtene jeg har vært på i dag viser meg en kommune som går i riktig retning. Med Feideinnføringen blir det hele kanskje tydeligere for enkelte kommuner, det at man får et autorativt system hvor man har kildedata (f.eks informasjon om den enkelte lærer og elev) og at øvrige systemer forholder seg til dette når man skal godkjenne pålogging i andre systemer – istedet for at man har persondata lagret mange plasser og med ulike pålogginger for hvert system. Feide har selvfølgelig også andre fordeler – dette med digitale læringsressurser er jo helt opplagt en slik.

I dag har jeg vært på flere møter ang skoleadm.system (SAS) og SkoleArena – og litt om LMS (Learning Management System, læringsplattform) og Feide (felles elektronisk identitetshåndtering) i tillegg. Noen erfaringer har jeg tatt med meg i dag i forhold til det å gjøre oppgaver mer strømlinjeformet, mer effektivt/arbeidsbesparende/unngå dobbeltbehandling og ha større kontroll og sikkerhet. Noe av det som jeg finner litt forbausende er at man med alle datasystemer som finnes fortsatt har det slik enkelte steder at når det f.eks gjelder karakterer blir disse først ført i et system, for deretter å bli hentet ut og manuelt ført på nytt i et nytt system. Snakk om mulige feilkilder!! Det ideelle er selvfølgelig at man fører karakter, fravær, orden og oppførsel i f.eks SkoleArena og at disse overføres til SAS (ikke helt «korrekt» framstilt gjerne, se kommentar under fra Frode. Kan også bruke LMS til dette). SAS er et skoleadministrativt databaseprogram og i distriktet her er det SATS og Extens som er de to rådende innenfor skoleadministrativ programvare.

Hva er så nytteverdien? For elevadministrasjon er det selvfølgelig stor nytteverdi i forhold til det å administrere elevmasse og sette karakterer (og gjerne fravær). Et innspill dersom man begynner å føre fravær og merknader er at når man begynner å føre dette elektronisk vil det bli adskillig mer fravær og flere merknader – man må kanskje derfor se på om man må endre reglement for nedsetting av orden/oppførselskarakter, her må man kanskje ta høyde for fler anmerkninger enn man har gjort til nå. Nytteverdien på personaladministrasjon har muligens et enda større gevinstpotensiale – men har noe høyere terskel for å ta i bruk enn for elevadministrasjon. Jeg har i dag sett eksempler på hvordan man kan lage oversikt over vikartimer ved fravær – elegant løst dersom man i SAS har fått lagt inn timeplaner, TT-koder, rammeplantimer i faget osv. Her kunne man få ferdig laget lønnstransaksjon (evt som kladd med etterfølgende attestering før overføring til lønnsystem) – ideellt for varierende lønn (typisk vikarlønn). Det å få en elektronisk overføring til lønnsystem framfor dagens praksis med manuell utfylling av timeliste som senere på nytt skal behandles må være en stor fordel. Oversikten man får fram må være et godt hjelpemiddel – og som en sa, når vikartimer knyttes mot fravær får vi også bedre fraværsføring på lærerne også (selv om man mente at dette ikke var et problem, men kan være en grei oversikt for timer av intern karakter – f.eks hvor mange timer som går med til ulik pålagt møtevirksomhet i løpet av et skoleår, for det er jo også ulike typer fravær – man kan være syk eller man er på kurs).

Videre har jeg fått med meg at alle lærere må knyttes opp mot alle fag for å ta i bruk lønnsføring på denne måten, og skolene må jobbe på en litt annen måte enn i dag. Med det mener jeg at man må bruke datasystemet til f.eks timeplaner (elektronisk timeplanlegger), og at disse ikke henger i papirform på en tavle. Når det gjelder barne- og mellomtrinn så trenger man ikke knytte opp elever mot lærer for å ta i bruk lønndelen fordi det er samme timesats – og trenger derfor bare knytte lærer mot fag. Hvordan blir det så med små skoler – vil disse ha noen gevinst på å innføre slike systemer? Svaret var at dersom grunnlagsdata er på plass er det i alle fall ikke mer arbeid enn det er i dag. Man kan også tenke seg dette brukt i barnehage….

Som i alt annet arbeid er det selvfølgelig snakk om hvordan man skal gjennomføre en slik endring, framdrift, forankring og ikke minst motivasjon. Skal man pålegge f.eks fraværsføring eller skal man demonstrere og vente på at lærerne skal komme med ønske om å arbeide på denne måten? Det er i alle fall viktig at man går i takt innenfor samme skole, og gjerne innenfor samme kommune. De lærerne som jeg har truffet i dag har vært ganske entydige i forhold til dette spørsmålet – det er bare å sette igang, om man starter til høsten eller til jul – det spiller ingen rolle, det er samme jobb og samme utfordringer, det er bare tidspunktet som er forskjellig (og som en av lærerne sa til de andre; data har kommet for å bli – det må vi nok bare innse). Ambisjonen nå var i alle fall at den enkelte lærer skal registrere karakterer for vårsemesteret og at vedkommende også skulle kunne ta ut klasselister ved oppstart. Andre stikkord for gevinst var f.eks henting av eksamensresultat fra nasjonale prøver og digital eksamen. De største feilkildene snakket vi også litt om – og det er nesten alltid snakk om at det er feil i databasen, f.eks at elev ikke er med i klasse (følgelig ikke har et aktivt forhold), ikke koblet mot timer, ikke ansatt i stillingsprosent osv – veldig liten del som dreier seg om f.eks glemt passord.

Imidlertid er det en del rutiner som skal på plass, og dette skal det informeres om. I tillegg skal man i samme periode ha full Feide-implementering, så det blir mye informasjon som skal på plass og ut på skolene til den enkelte lærer, elever og informasjon til foreldre. Når det gjelder Feide var et innspill jeg har tatt med meg i dag at man må regne med å sette av en større stillingsprosent enn i dag til arbeidet med SAS – det er så avgjørende at man har så god datakvalitet som mulig at dette arbeidet må prioriteres, og den som skal arbeide med dette skal ha både tid, motivasjon og kompetanse. Man må også tenke hvordan dette skal organiseres, hvem skal ha ansvar og hvem skal ha overordnet ansvar? Hva skal hver skole gjøre selv og hva ligger overordnet? Hvilke oppgaver blir det frigjort tid fra (arbeid vi gjør i dag som vi slipper ved større automatisering) og hvilke krever mer tid enn i dag – omdisponering av ressurser?  I forhold til rutiner som forsåvidt er definert i kravene til å bli Feidegodkjent ligger det også noen andre problemstillinger som må diskuteres – dette gjelder f.eks hvilke krav setter man til en person for at vedkommende skal få Feideident. Et godt forslag, syntes jeg i alle fall, var at vedkommende måte ha et aktivt forhold – f.eks at man må være ansatt i en stillingsprosent større enn 0. Man skal også ha rutiner for når vedkommende ikke skal ha tilgang lenger også… Bruker man personaladministrasjonen som ligger i SAS byggger man også opp under Feide – kvaliteten øker på dataene (fordi man bruker dataene mer – en lærer som ikke får lønn vil nok ganske fort gi beskjed).  Utbygging av datanett og bruk av IKT i undervisningen forutsetter også at lærerne er oppmerksomme på sin håndtering av sitt eget brukernavn og passord – at man ikke logger på og står online når man f.eks ikke er tilstede – ikke minst nå når man får single sign-on med Feideløsningen (som i så fall ikke bare gir tilgang til ett system, men mange….).

Imidlertid sitter jeg også igjen med en noe større bekymring – jeg har inntrykk av at man på den enkelte skole kun ser deler og ikke den store helheten. En ting som kan gå greit i et system som LMS eller SAS kan by på problemer når man skal innføre Feide. Et eksempel fra i dag var spørsmålet om foreldre og innsynsrett hvor man mente at det var greit at foreldre fikk identen til sitt barn for å logge seg inn på SkoleArena (for bl.a å kunne se fravær), dette er ikke like greit hvis man tenker i forhold til Feidekrav og ikke minst i forhold til den enkeltes elev integritet – det må vurderes nærmere hvordan dette skal løses. Her gjelder det å se alt i en sammenheng (litt som jeg skriver i innledningen) og ikke stykkevis og delt – og at dette blir en av tingene jeg må holde fokus på framover er i alle fall helt sikkert!

11 kommentarer

  1. Veldig gledelig at flere i utdanningssektoren begynner å se nytteverdien i integrasjoner mellom fagsystemer – både når det kommer til identitetshåndtering og andre informasjonselementer som karakterer, fravær, timeføring og lignende.

    Når det gjelder den siste biten med innsyn for foresatte og bruk av elevers identitet så er det noe vi jobber videre med i UNINETT ABC/Feide. I et helhetlig system blir slik bruk uheldig.
    En ting vi ser på er om det er mulig å benytte MinID for selve innloggingen for foresatte i denne typen systemer i og med de fleste foresatte har MinID. Mer informasjon vil nok komme etterhvert på websidene og bloggen vår når/om vi får det til.

    For selve problemstillingen rundt elevers personvern og foresattes rett til innsyn vil vi ha innlegg om dette både på årets NKUL og eKommune.

  2. Hei Snorre og takk for hyggelig tilbakemelding – og så får jeg vel si takk for sist (Skei i juni 2008). Dersom du har noe materiell tilgjengelig utover brosjyren som er laget tidligere for foreldres og foresattes innsynsrett tar jeg med glede imot – skal ha møte både i morgen og onsdag hvor bl.a dette er tema. Mvh Eva (eva.brat@online.no)

  3. Hei igjen, det var nok det – og som du kanskje ser er jeg inne litt på konsulentbasis i forhold til Feideinnføring i noen av kommunene rundt her, i tillegg til mitt «hovedprosjekt» Digitalt Skulesamarbeid i S&Fj. Jeg har sett på brosjyren og tatt utgangspunkt i den i forhold til presentasjon i morgen – men skal følge med på hvordan dere løser dette med MinID for foreldrenes innsynsrett 🙂 Vi snakkes.

  4. «Det ideelle er selvfølgelig at man fører karakter, fravær, orden og oppførsel i f.eks SkoleArena og at disse overføres til SAS. SAS er et skoleadministrativt databaseprogram og i distriktet her er det SATS og Extens som er de to rådende innenfor skoleadministrativ programvare.»

    Dette må eg seie meg ueinig i. Sidan SkoleArena eigentlig eg IST(produsent av SATS og Extens) sin forlengig av SAS. Så vil i prinsippe «integrasjon» her vere saumlast. Men, det fører til at lærarar må forholde seg til fleire system. Noko som i mine auge ikkje burde by på problem, men som faktisk gjer det. Den ideelle situasjon er der lærarar og brukarar kan forholde seg til eit system/grensesnitt – uavhengig om dette er SkoleArena eller LMS. Og att dette systemet saumlaust kan integrerast mot SAS. Aller helst bør dette vere LMS. Sidan dette er eit system som ein ikkje slepp utanom i dagens skule.

  5. Forøverig så ser eg at Jørund har inspirert og fått fram mykje av sine tankar. Noko som er positivt, då han er ein av dei største resurssane i landet på SATS og SkoleArena…

  6. Enig med deg i at man kan betrakte SkoleArena som webgrensesnittet til SAS og slik sett blir ordet «integrasjon» litt malplassert. Det ideelle er satt opp mot løsningen i dag – med helt separate system, mens poenget var at man må sørge for å utnytte mulighetene som ligger i å få flyt mellom flere systemer. Selvfølgelig aller best om man bare har et grensesnitt å forholde seg til, men foreløpig får vi prøve å gjøre det beste ut av det man har 🙂

  7. Det var ikkje ordet integrasjon eg reagerte på, men at ei løysning der fråver etc. blir ført i SkoleArena blir skissert som ideell. Dette har vore diskutert mang ein gang i fylket, og det som stadig kjem fram er ynskjer om større bruk av LMS. Og ein betre integrasjon mellom LMS og SAS. Slik at ein kan «sleppe» SkoleArena.

  8. Enig i at det ville være en enda bedre situasjon…selv om det kanskje ligger litt fram i tid før vi er der 🙂

Legg igjen et svar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s