Hvordan du (snik)innfører sosiale medier på din arbeidsplass

Det er vel mange av oss som er enige om at sosiale medier er viktige, at de har (eller kan ha) stor påvirkningskraft og at det bidrar til å få et mer gjennomsiktig samfunn. Enkelte sosiale medier gjør arbeidsdagen enklere og bruker man dem på en god måte kan man oppnå mye. Likevel er det mange som ikke føler seg digitale nok til å ta slike verktøy i bruk (selv om man ser at stadig flere deltar i ulike sosiale nettverk). Jeg fant en artikkel “7 Creative Ways to Introduce Social Media  to Your Team” – som omhandler hvordan man kan introdusere sosiale medier på arbeidsplassen, og selv om jeg har nevnt mye av dette tidligere gjentas det her i en rask oversettelse (ps; synes egentlig at dette ikke bare gjelder sosiale medier – man kan godt overføre dette til innføring av ny teknologi og nye arbeidsmåter i sin helhet):

• Start en opplæringskampanje – gi dem informasjon. Det er mange tilgjengelige kilder som forklarer sosiale medier på raske og underholdende måter. Artikler i kjente publikasjoner kan kanskje føles betryggende for noen – merk artiklene med en post-it-lapp med teksten; tenkte denne kanskje kunne interessere deg og legg publikasjonen igjen på skrivebordet til din kollega. Husk å følge opp for å høre om de likte artikkelen eller hadde spørsmål – da understreker du at du syntes dette var viktig lesestoff.
• Finn andre som er like interessert i mulighetene som ligger i bruk av sosiale medier og engasjer dem i samtaler om hvordan slike verktøy kan påvirke din organisasjon. Med en gang du får med deg noen pådrivere blir det enklere å snakke med de som ikke har sett lyset ennå.
• Foreslå løsninger som innebærer bruk av sosiale medier, 
  - i stedet for å skrive ned hva du kan eller ta en test kan du lage en video om emnet
  - lag et forum slik at nyansatte kan stille spørsmål og få tilbakemeldinger fra sine nye kollegaer
  - når du skal igang med et nytt produkt eller tjeneste – lag en blogg for å være sikker på at alle ansatte er kjent med utviklingen. En slik form for konstant kommunikasjon vil redusere informasjonsmengden i forhold til hva de må lære når produkt/tjeneste skal lanseres
  - neste gang noen reiser på en konferanse – be dem om å sende Twittermeldinger for å holde øvrige oppdatert ved å bruke en hashtag med bedriftens navn. Dette har flere fordeler; man har kommunikasjon med de som reiser på konferanse og man gir en mulighet for dem til å dele sin kunnskap med kollegaer i sanntid.
• Spar penger på budsjettet. De fleste verktøy er gratis, og i de tilfeller man må betale er gjerne kostnaden mindre sett i forhold til tradisjonelle løsninger.
• Se på hva konkurrentene gjør i sosiale medier og se på hvordan sosiale medier kan brukes i din bedrift/bransje.
• Inviter kollegaer til dine sosiale nettverk. Send dem en invitasjon og følg dem opp personlig. Vær sikker på at de får invitasjonen og bruk noen minutter for å dele dine erfaringer med dem. Sosiale medier fungerer akkurat som en sosial sammenkomst – det er lettere å gå inn i et rom hvis du allerede kjenner noen der.
• Hva med å gi ei bok eller to som julegave – bøker som forteller om sosiale medier eller om å vokse opp i ei digital tid?

 Det er noen punkter jeg synes er viktig å ta med i planleggingen:

• Skal man komme i gang med å bruke sosiale medier er det viktig at man får prøve ut selv – og mitt råd er; prøv mange forskjellige og se hvordan de fungerer for deg. Noen verktøy er gjerne aktuelle mens andre er helt uaktuelle – men det blir litt som vi sier til ungene “du vet ikke om du liker eller misliker maten hvis du ikke smaker først”.
• Jeg synes også sammenligningen med det å være i selskap også er god; det er lettere å gå inn når du kjenner noen som er der inne fra før.
• Det er viktig at man signaliserer at dette er noe man satser på, og her må ikke minst ledelsen gå foran som et godt eksempel (dette gjelder alle typer endringer og/eller innføringer av nye verktøy enten det er sosiale medier eller nye rutiner). Det er også viktig å få med seg noen “lokomotiver” som kan føre an i utviklingen – og vise hvor “lurt” dette er.
• Skal man ta i bruk sosiale medier er det viktig at man fokuserer på kvalitet og ikke nødvendigvis kvantitet. I eksempelet over med å lage forum (eller wiki) må man først og fremst satse på at kvaliteten er så høy at man ser nytteeffekt i bruk – det hjelper ikke å kreve en viss mengde deltakelse (da blir det bare at man leverer noe for å levere noe, ikke nødvendigvis for å levere noe “matnyttig”). Dersom man skal bruke sosiale medier som en kommunikasjonskanal mot kunder og/eller leverandører er det viktig at man har nødvendige ressurser for å følge opp – kan man ikke følge opp er det bedre å la være.